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Bonnes pratiques de Feedback 360 – Ce que doit permettre votre solution

Bonnes pratiques, le 10/01/2019

Feedback 360Feedback 360, Evaluation 360, Questionnaire 360, quel que soit le nom qu’on lui attribue, le 360 se révèle tout aussi efficace pour analyser collectivement les relations dans l’entreprise que pour le développement personnel de chacun.
Pour autant, si le contenu et l’ingénierie du questionnaire sont clés et souvent bien pris en compte par les cabinets RH, l’outil lui-même compte pour beaucoup dans l’adhésion et l’engagement des collaborateurs.

Durée, présentation, diffusion, restitution, confidentialité, coûts : tour d’horizon des bonnes pratiques pour le déploiement de votre 360 sous l’angle logiciel.
Une analyse initiée par les clients xperteam dont l’utilisation de la solution d’évaluation Quiz & Competency a déjà permis de démocratiser l’usage du 360.

Le bon ratio longueur/durée

 » Ce questionnaire vous prendra 15 mn « – une promesse assez rarement tenue dans la pratique: répondre à un 360 prend du temps, exige de la réflexion.
Avec une moyenne de 50 à 80 questions permettant plusieurs angles d’analyse, on peut vite déborder des 20 mn recommandées et entamer la motivation des répondants.
=> Votre logiciel doit proposer une présentation matricielle des questions, ce qui permet d’alléger le déroulé, d’apporter une vue globale sur une dimension et d’optimiser la durée de saisie.
Surtout, il doit permettre aux répondants de s’interrompre sans avoir à recommencer depuis le début.

Feedback et Feedforward versus évaluation

« Il/elle est engagé envers ses clients et ses partenaires commerciaux – PAS DU TOUT D’ACCORD « 
Alors que les questions de type QCM sont essentielles pour fournir une grille d’analyse collective répondant aux enjeux RH de l’entreprise, il faut aussi pouvoir collecter et restituer sous forme de commentaires les feedforward du principal répondant et le feedback des autres collaborateurs. Un point particulièrement sensible lorsque les retours mentionnent des comportements à améliorer.
=> Le logiciel doit aussi autoriser l’ajout de visuels qui apportent une dimension humaine et bienveillante au déroulé des questions.

Progressivité et développement personnel

« Il/elle accepte la critique et apprend de ses erreurs »
Le 360 n’est pas un questionnaire d’évaluation comme les autres. Il touche souvent à notre positionnement individuel, à notre relation à l’entreprise, à nos équipes, à notre manager, parfois à nos valeurs. Même bien animé et ancré dans la culture de l’entreprise, l’exercice n’est pas toujours évident et soulève un questionnement personnel.
=> Pour favoriser l’engagement et l’adoption, la progressivité est clé, l’outil devant idéalement permettre de lancer le questionnaire sans forcer d’emblée le Feedback, d’abord en mode autodiagnostic (90), puis en mode mentoring avec un coach ou un manager (180), et enfin en mode 360. Il doit surtout permettre à chacun de s’approprier individuellement ses résultats à chaque étape, de l’autodiagnostic au feedback.

Anonymisation, confidentialité, droit à l’oubli

« V.. passe plus de temps sur son reporting qu’avec ses équipes, elle n’est jamais disponible »
Pour être adopté en tant qu’outil de développement personnel ou de sensibilisation aux comportements dans l’entreprise, l’anonymisation des feedbacks, mais aussi la protection et la confidentialité des données saisies par les répondants est un enjeu clé.
=> Capacité à purger légalement certains résultats sur demande du salarié ou à la fin de sa période d’embauche, sécurisation de l’accès aux données, réponses anonymes ou non, sont autant de fonctionnalités requises.

Suivi individuel et collectif

Si la capacité à restituer en temps réel les informations est importante, la qualité du rapport d’analyse et des représentations graphiques compte énormément dans l’adoption et la motivation à progresser.
=> Une représentation graphique soignée, mettant bien en avant les points forts et axes de développement, les éventuels écarts entre ma vision personnelle et celle « des autres » (pairs, collaborateurs, management), permettant plusieurs niveaux de lecture, en synthèse ou en détail sont des impératifs, et le rapport doit permettre une interprétation immédiate, avant même de servir d’outil de dialogue avec le manager, le mentor ou la RH.

Plan d’animation agile

Plus que tout autre questionnaire, le 360 doit réunir suffisamment de répondants pour être pertinent.
=> L’outil 360 doit intégrer des fonctions d’animation : invitation aux primo-répondants, suivi des sollicitations de feedback, relances.
Assez souvent cependant, cette animation est déléguée au cabinet RH en charge du projet. Ce dernier, soumis à ses propres contraintes pour consolider et restituer en temps et en heure les informations, impose souvent des délais impératifs pour les campagnes. Une rigidité qui n’est pas sans impact sur la perception du programme par les répondants.
=> Avoir la main sur son propre outil apporte cette flexibilité utile pour déborder un peu du planning, collecter quelques réponses supplémentaires et obtenir l’adhésion de tous.

Mutualisé, multilingue, avec une gestion déléguée

Le 360 est souvent un projet groupe, potentiellement déployé de manière multilingue dans chaque filiale.
Pour ne pas être débordée par la charge d’administration, la RH groupe doit donc se laisser la possibilité de déléguer une partie de l’animation aux filiales/BU, tout en gardant la vision centrale.
=> la solution logicielle doit permettre de diffuser le même questionnaire traduit dans chaque langue sans perdre les effets d’une consolidation globale sur les mêmes axes d’analyse. Elle devra aussi autoriser cette délégation de l’animation, pour l’inscription des participants, les relances, les analyses.

Des coûts optimisés pour une démarche démocratisée

50 à 80 € par passage pour du Feedback collectif – 1200 à 2000 euros pour du feedback avec coaching individuel : les 360 sont souvent proposés par les cabinets RH sous forme de package, comprenant l’ingénierie du questionnaire, sa diffusion, sa consolidation statistique et sa restitution, parfois avec du coaching individuel. D’où un coût assez élevé qui freine la démocratisation de la démarche et la réserve, surtout en France, à une cible managériale, de talents ou de hauts potentiels.
=> La maîtrise d’un outil en propre permet de réduire considérablement le coût unitaire, en capitalisant sur un socle d’utilisation amorti pour toutes les déclinaisons de vos questionnaires, réalisées en interne ou avec l’aide d’un conseil RH.

Besoins d’informations pratiques ?
Pour en savoir plus sur les modalités de déploiement et les cas d’usage, n’hésitez pas à contacter notre service commercial par mail contact@xperteam.net

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