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Le blog

Comment surmonter les difficultés du développement de contenus e-learning à l’aide d’un outil auteur ?

Bonnes pratiques, le 28/09/2016

 

L’histoire de deux concepteurs de contenus e-learning

Des outils auteurs faciles d’utilisation associés à un processus systématisé, sont deux éléments clés à prendre en considération si l’on souhaite constituer une équipe de concepteurs de contenus e-learning performante.

Toutefois, les équipes e-learning semblent être inévitablement confrontées à un certain nombre de difficultés. Selon Steve Penfold, Directeur d’Elucidat, c’est en discutant de ces problèmes avec des Responsables e-learning, que l’idée de créer Elucidat est née.

« Nous voulions que la création de contenus e-learning soit la plus simple possible pour les équipes, sans pour autant faire de concessions sur le produit fini ».

Pour illustrer les difficultés rencontrées lors de la création de contenus e-learning, j’aimerais vous raconter une histoire ; l’histoire de deux Responsables e-learning, Bob et Lucy qui travaillent en entreprise et gèrent une équipe de concepteurs de contenus e-learning. Examinons, dès à présent, les différentes expériences de Bob et Lucy…

Rencontre avec Bob : Bob utilise un outil auteur offline

Pour commencer, il y a Bob. L’équipe de Bob utilise une solution offline, installée sur chaque ordinateur, pour développer, assembler et publier des fichiers médias. Tout un défi à relever pour Bob… Son équipe, composée de concepteurs talentueux, a besoin de travailler simultanément sur le même projet pour être en mesure de le développer et de le déployer rapidement, mais elle doit, dans le même temps, faire face à deux problèmes récurrents qui freinent sa productivité :

Plusieurs versions d’un seul et même fichier – Chaque membre de l’équipe a sa propre version des fichiers, ce qui entraîne inévitablement de nombreuses versions avec des mises à jour différentes.
Le contrôle des versions – Personne ne sait vraiment quelle est la dernière version.
Bob est actuellement confronté à six problèmes majeurs, inhérents aux outils auteurs offline :

  1. Un fichier ne peut être traité que par une seule personne à la fois. Le budget prévu pour la gestion du projet de Bob a explosé, car une seule personne de son équipe peut travailler sur un même projet à la fois. En s’inscrivant dans une démarche séquentielle, il doit ainsi payer pour des ressources mal utilisées, pour des collaborateurs en attente de pouvoir, à leur tour, prendre la main sur le projet.
  2. Les fichiers du projet doivent être stockés sur les machines en local. Bob doit s’assurer que tous les fichiers du projet soient stockés sur les machines en local et pas seulement sur le réseau. En effet, de nombreux outils offline fonctionnent mal à travers un réseau et le risque encouru est de planter le logiciel, voire pire, d’endommager les fichiers du projet. A moins d’être très organisé ou d’avoir installé un logiciel de gestion de versions (SVN) afin de faire fonctionner un système de contrôle de versions en fusionnant les fichiers, Bob rentrera chez lui le soir inévitablement préoccupé par la gestion des multiples versions de son projet !
  3. Les concepteurs, travaillant à différents endroits, doivent utiliser un Réseau Privé Virtuel (VPN : Virtual Private Network). A cela, s’ajoute pour Bob la difficulté de gérer une équipe de concepteurs e-learning ne travaillant pas tous au même endroit. Certes, l’utilisation des VPN l’aide dans cette tâche, mais les problématiques liées à l’utilisation des outils offline restent, elles, bien présentes. Les membres de l’équipe doivent récupérer les fichiers stockés sur le VPN, travailler sur ces fichiers en local sur leur propre machine, puis les redéposer sur le VPN.
  4. Les concepteurs doivent installer les logiciels en local sur leur propre machine. Chaque membre de l’équipe de Bob doit télécharger les outils nécessaires en local sur sa propre machine. Outre la contrainte liée au contrôle des licences et à un endroit d’installation unique, un système de contrôle de versions est également nécessaire pour éviter que les différentes personnes travaillant sur le même fichier créent, par inadvertance, plusieurs versions.
  5. Un logiciel supplémentaire est nécessaire pour enregistrer et suivre les changements. Bob doit également utiliser un logiciel permettant d’enregistrer et de suivre les changements. Même si un logiciel VPN, tel que Tortoise, indique les changements et aide à résoudre les conflits, il n’en reste pas moins une étape supplémentaire ralentissant le développement du processus e-learning.
  6. Les coûts de maintenance. A chaque fois que Bob doit mettre à jour un cours, il doit retrouver les fichiers concernés, réaliser les changements, puis republier son cours. Une vraie perte de temps et d’argent !

 

Rencontre avec Lucy : Lucy utilise un outil auteur online

Lucy dirige une équipe de concepteurs e-learning basés sur site et à distance. En utilisant un outil online (basé sur le Cloud) et en s’inscrivant dans une démarche collaborative, elle s’affranchit des problèmes inhérents aux outils auteurs offline.

Collaboration en mode Cloud

Lucy utilise un outil proposant un environnement de développement pour l’ensemble des projets de son équipe et un seul fichier partagé pour chacun de ces projets. A l’aide d’un simple navigateur, son équipe peut ainsi travailler sur un fichier projet unique sans que chaque collaborateur soit obligé de télécharger un logiciel propriétaire sur sa propre machine.

Une seule version mise à jour

Lucy n’a pas à se soucier de la gestion des différentes versions d’un fichier. Chaque fichier projet sera mis à jour automatiquement en tenant compte des changements et ajouts. Les membres de son équipe peuvent ainsi travailler sur un même fichier simultanément sans devoir effectuer des opérations de transfert ou de téléchargement à chaque nouvelle modification apportée. L’outil auteur de Lucy fait toujours apparaître la dernière version du fichier projet, intégrant les mises à jour de tous les membres de l’équipe – en permanence.

Suivi et enregistrement des changements

L’outil de Lucy propose des fonctionnalités permettant le suivi des mises à jour. Les membres de l’équipe, les experts et les clients peuvent ajouter des notes pour le reste de l’équipe grâce à un outil de commentaire. Lucy peut ainsi constater les changements ou ajouts réalisés ou demandés et savoir qui en est à l’origine. Lucy peut donc se débarrasser de son tableur qui lui permettait de superviser les bugs et changements.

Un VPN, SVN ou réseau n’est pas nécessaire

L’équipe de Lucy n’a pas besoin d’un VPN, SVN, d’un logiciel propriétaire ou même d’un réseau. Un ordinateur, un navigateur et une connexion Internet suffisent.

L’outil auteur online de Lucy facilite le développement commun au sein d’un environnement facile d’accès. Cela permet à l’équipe de Lucy de travailler de manière plus productive sans avoir à subir les contraintes d’un outil offline. Lucy peut ainsi rendre ses projets dans un laps de temps très court et avec un budget réduit.

 

Simplifier votre développement de contenus e-learning en utilisant un outil auteur basé sur le Cloud

Un outil auteur basé sur le Cloud – comme Elucidat – protège votre environnement en apportant à votre équipe e-learning tous les outils nécessaires au sein d’un seul et même écosystème. Tandis que Bob utilise toujours de nombreux outils pour son cycle de développement de contenus e-learning, Lucy rationnalise son développement à l’aide d’un outil unique.

Voici les trois principaux avantages dont les Responsables e-learning pourront bénéficier en optant pour un outil auteur basé sur le Cloud :

  1.          un processus clair : toutes les étapes – conception, création, test et application – sont gérées par un seul système.
  2.          Complet : pas besoin de changer de logiciel pour réviser, commenter ou suivre les changements.
  3.          Amélioration de la productivité : pendant que le logiciel fusionne les workflows et les maintient à jour, les équipes peuvent continuer à travailler simultanément sur différents projets.

Il arrive parfois que le budget, le temps et les ressources du cycle de vie d’un projet soient optimisés au détriment de la qualité, mais avec la nouvelle génération de logiciels e-learning cela n’arrivera plus.

Les outils auteurs, comme Elucidat, ne compromettent pas la qualité du produit fini car ils ont été conçus conformément aux meilleures pratiques du secteur. Ces outils permettent aux Responsables e-learning de développer les bonnes pratiques du e-learning tout en apportant à leurs équipes de nouvelles technologies leur permettant d’être plus productif et créatif.

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